General Term and Conditions

GERMAN

ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN (AGB)

1. Vorwort

Die Docs4D GmbH (im Folgenden “Docs4D” genannt) erbringt für ihre Vertragspartner (im Folgenden “Auftraggeber” genannt) Leistungen zu den im jeweiligen Angebot angegebenen Kosten.

Die nachstehenden Bedingungen gelten für alle Vereinbarungen mit Docs4D über die Bearbeitung von Projekten, insbesondere über Multimedia-Produktionen, die Erstellung von Computeranimationen oder Postproduktionsarbeiten, und haben bis zur vollständigen Abwicklung des Vertragsverhältnisses mit dem Auftraggeber Gültigkeit. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen worden. Entgegenstehende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers sind unwirksam, auch wenn Docs4D ihrer Geltung nicht ausdrücklich widersprochen hat. Sonstige Vereinbarungen, insbesondere Zusicherungen, Änderungen und Nebenabreden, bedürfen der Schriftform.

Das Vertragsverhältnis beginnt mit der schriftlichen oder mündlichen Annahme eines schriftlichen Angebots von Docs4D durch den Auftraggeber. Im Falle eines mündlichen Vertragsabschlusses kommt der Vertrag mit der schriftlichen Bestätigung oder der Ausführung des Vertrages durch Docs4D zustande.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten auch für alle künftigen Vereinbarungen zwischen Docs4D und dem Auftraggeber.

2. Umfang der Leistungen

Die von Docs4D zu erbringenden Leistungen beruhen ausschließlich auf den von Docs4D erstellten Angeboten. Verpflichtet sich Docs4D zur Erstellung einer Leistungsbeschreibung, so wird diese auf der Grundlage der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen und Unterlagen erstellt. Der Auftraggeber wird die Leistungsbeschreibung auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen und mit einem schriftlichen Genehmigungsvermerk versehen. Ist eine Leistungsbeschreibung bereits im Angebot enthalten oder ist der Auftraggeber nach dem Angebot verpflichtet, eine Leistungsbeschreibung zu erstellen, ist für den Inhalt der Leistungen nur diese Leistungsbeschreibung verbindlich.

Sollen die Leistungen unmittelbar auf der Grundlage von Informationen oder Unterlagen des Auftraggebers (Exposés, Drehbücher, Treatments etc.) erbracht werden, so ist der Auftraggeber verpflichtet, diese Informationen unverzüglich nach Vertragsschluss zur Verfügung zu stellen, sofern hierfür kein anderer Termin vereinbart wurde. Verspätungen heben die Wirksamkeit der mit der Fertigstellung verbundenen Termine auf.

Änderungswünsche, insbesondere Änderungen der Leistungsbeschreibung oder die Änderung von Unterlagen, die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt wurden, bedürfen stets einer ausdrücklichen, gesonderten und schriftlichen Vereinbarung und führen zu einer gesonderten Termin- und Kostenvereinbarung. Docs4D wird keine Änderungen vornehmen, es sei denn, es liegt eine schriftliche Vereinbarung vor, die den Umfang der Änderungen, zusätzliche Kosten und ggf. einen neuen Liefertermin regelt.

Tritt der Auftraggeber mit Änderungswünschen an Docs4D heran, so wird Docs4D diese zunächst auf ihre Realisierbarkeit prüfen und dann einen Vorschlag zur Umsetzung unterbreiten. Sollte eine Umsetzung nicht möglich sein, wird Docs4D die Gründe dafür darlegen. Docs4D wird den Auftraggeber vor Beginn der Prüfung auf die Möglichkeit hinweisen, dass sich durch die Prüfung der Änderungswünsche der Fertigstellungstermin verschieben kann. Der Auftraggeber kann Docs4D eine Frist setzen, innerhalb derer Docs4D den Überprüfungsprozess abschließen und entweder einen Vorschlag unterbreiten oder die Änderungswünsche ablehnen muss.

Docs4D behält sich grundsätzlich das Recht vor, vereinbarte Leistungen durch solche Leistungen zu ersetzen, die der fortschreitenden technischen Entwicklung entsprechen, sofern die Leistung technisch oder inhaltlich derjenigen des Vertragsgegenstandes entspricht oder diese übertrifft.

Docs4D wird die Leistung auf dem vereinbarten Datenträger und in dem vereinbarten Format erbringen.

3. Liefertermin

Docs4D wird die vereinbarten Leistungen spätestens zu den im Angebot genannten Terminen liefern. Diese Termine sind jedoch nur dann verbindlich, wenn der Auftraggeber seinerseits alle erforderlichen Unterlagen und Informationen rechtzeitig zur Verfügung stellt und seinen Mitwirkungspflichten im erforderlichen Umfang nachkommt.

Lieferverzögerungen aufgrund höherer Gewalt (z.B. Streik, Aussperrung, behördliche Anordnungen, Störungen der Telekommunikation, etc.) hat Docs4D nicht zu vertreten und berechtigen zu einer Terminverschiebung um die Dauer der Störung.

Ebenso wenig hat Docs4D Lieferverzögerungen zu vertreten, die durch Fehler, Auslassungen oder nachträgliche Änderungen der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen oder Unterlagen verursacht werden oder die auf mangelnde oder fehlerhafte Mitwirkung des Auftraggebers zurückzuführen sind. Derartige Verzögerungen begründen keinen Vertragsverzug. Der Auftraggeber hat den durch solche Verzögerungen entstehenden Mehraufwand zu tragen.

Prüft Docs4D die Umsetzung von Änderungswünschen des Auftraggebers gemäß § 2 Abs. 4 und lehnt diese ab, so ist der Auftraggeber berechtigt, den Auftrag zu kündigen. 4 geprüft, aber abgelehnt, so verschiebt sich der Fertigstellungstermin um die Dauer der Prüfung. Werden Änderungen vereinbart, so wird der ursprüngliche Fertigstellungstermin hinfällig. Beide Parteien müssen sich schriftlich auf einen neuen Termin einigen.

4. Nutzungsrechte

DOCS4D räumt dem Auftraggeber das nicht ausschließliche, räumlich und zeitlich unbeschränkte Recht ein, die vertragsgemäß erbrachte Gesamtleistung zu nutzen. Als Gesamtleistung gilt das Endprodukt, wie z.B. die fertig zu stellende Filmsequenz, App oder jede Art von Software.

DOCS4D behält alle Rechte an den von DOCS4D erstellten 3D-Modellen und den einzelnen 3D-Szenen sowie an allen von DOCS4D während der Durchführung des Projektes erstellten oder zur Verfügung gestellten Konstruktionsdaten. Dem Auftraggeber wird ein einfaches Nutzungsrecht an den 3D-Modellen eingeräumt, soweit dies für die vertraglich vereinbarte Nutzung der Gesamtleistung erforderlich ist.

DOCS4D verpflichtet sich, die erbrachten Leistungen, mit Ausnahme der 3D-Daten, nicht anderweitig zu nutzen oder zu verbreiten, bis der Auftraggeber diese Leistungen der Öffentlichkeit zugänglich gemacht hat oder ausdrücklich auf die weitere Nutzung verzichtet. Ungeachtet dessen behält sich DOCS4D das Recht vor, die Leistung potentiellen Auftraggebern als Beispiel für die Arbeit von DOCS4D zu räsentieren.

Der Auftraggeber garantiert, dass er die entsprechende Berechtigung zur Auftragserteilung hat und über alle erforderlichen Nutzungsrechte verfügt. Hinsichtlich der von ihm im Rahmen der Auftragsdurch-führung zur Verfügung gestellten Materialien stellt er sicher, dass DOCS4D alle für die Nutzung dieser Materialien erforderlichen Rechte eingeräumt werden. Der Auftraggeber stellt DOCS4D von allen möglichen Ansprüchen Dritter an oder aus solchen Rechten frei.

Bis zur vollständigen Bezahlung behält sich DOCS4D das Recht vor, die Nutzungsrechte für die Dauer des Verzuges zu widerrufen.

Im Falle einer Verletzung von Schutzrechten Dritter ist DOCS4D berechtigt, nach Rücksprache mit dem Auftraggeber, jedoch nach eigenem Ermessen, entsprechende Änderungen vorzunehmen, so dass eine Schutzrechtsverletzung nicht mehr vorliegt. Die Interessen des Auftraggebers sind in diesem Fall zu wahren. In jedem Fall hat DOCS4D das Recht, sich nach eigenem Ermessen und nach Benachrichtigung des Auftraggebers einem Dritten zu unterwerfen.

5. Gewährleistung

Der Auftraggeber ist verpflichtet, die erbrachte Leistung unverzüglich auf etwaige Mängel zu untersuchen und diese DOCS4D mitzuteilen.

DOCS4D hat das Recht, etwaige Mängel auf eigene Kosten zu beseitigen.

Eigenschaften, die einer subjektiven Beurteilung unterliegen (z.B. Farbgebung, Dramaturgie), stellen keinen Mangel dar.

6. Haftung

DOCS4D haftet bei Vorliegen von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet DOCS4D nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht sowie bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

Die Haftung von DOCS4D gemäß Absatz 1 ist, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz, der Höhe nach auf die vertraglich vereinbarte Vergütung beschränkt.

DOCS4D haftet nicht für Störungen und Leistungsmängel aufgrund höherer Gewalt oder sonstiger von DOCS4D nicht zu vertretender Umstände, wie z.B. Störungen der Telekommunikations- oder Internetleitungen.

7. Mitwirkungspflicht des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat DOCS4D bei der Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten zu unterstützen. Dazu gehört die rechtzeitige Bereitstellung von Informationen und Daten sowie von Hard- und Software.

Soweit sich der Auftraggeber verpflichtet hat, DOCS4D im Rahmen der Vertragsdurchführung Materialien (z.B. Grafik-, Audio-, Text- oder ähnliche Materialien) zu beschaffen, hat er diese in einem gängigen und sofort nutzbaren Format bereitzustellen. DOCS4D wird den Auftraggeber rechtzeitig auf Formatanforderungen hinweisen. Ist für die ordnungsgemäße Durchführung des Auftrages eine Konvertierung in ein anderes Format erforderlich, so gehen die damit verbundenen Kosten zu Lasten des Auftraggebers.

Kommt der Auftraggeber den Verpflichtungen nach Nr. 2 oder 3 ganz oder teilweise nicht nach, ist DOCS4D berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten.

8. Zahlungsbedingungen

Der Auftraggeber ist verpflichtet, die vertraglich vereinbarte Vergütung auch dann zu zahlen, wenn der Auftraggeber auf die weitere Durchführung des Projektes oder von Teilen des Projektes verzichtet.

Die vertraglich vereinbarte Vergütung ist in Euro zuzüglich der jeweils gültigen Mehrwertsteuer zu zahlen, sofern nichts anderes vereinbart ist.

DOCS4D hat das Recht, Teilzahlungen zu verlangen. Sofern nichts anderes vereinbart ist, wird die erste dieser Teilzahlungen in Höhe von 30% der Gesamtvergütung nach Auftragserteilung in Rechnung gestellt. Eine weitere Teilzahlung in Höhe von weiteren 30% wird nach Vorlage der Vorschau in Rechnung gestellt. Der Restbetrag ist mit der Lieferung des Masters fällig.

9. Abwerbeverbot und Geheimhaltungsvereinbarung

Der Auftraggeber verpflichtet sich, ohne Zustimmung von DOCS4D für die Dauer des jeweiligen Vertrages sowie für ein Jahr nach Vertragsabschluss keine Mitarbeiter von DOCS4D abzuwerben oder Projekte im Tätigkeitsbereich von DOCS4D an Mitarbeiter zu vergeben. Der Auftraggeber verpflichtet sich, für jeden Fall der schuldhaften Zuwiderhandlung eine Vertragsstrafe zu zahlen. Diese Vertragsstrafe ist von DOCS4D festzulegen und ggf. durch das zuständige Gericht auf ihre Angemessenheit zu überprüfen.

Beide Vertragspartner verpflichten sich, überlassene Unterlagen, Informationen und Erfahrungen Dritten nicht zugänglich zu machen, sondern nur für Zwecke des Vertrages zu verwenden. Als Dritte gelten hier nicht Hilfspersonen, die zur Durchführung des Vertrages herangezogen werden, wie z. B. freie Mitarbeiter.

Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit besteht über den Abschluss des Vertragsverhältnisses hinaus.

10. Rücktrittsrecht

Der Auftraggeber kann mit schriftlicher Zustimmung von DOCS4D vom Vertrag zurücktreten. Im Falle der Zustimmung werden 30% des noch zu realisierenden Auftragswertes zusätzlich zu den bereits erbrachten Leistungen berechnet.

DOCS4D ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, wenn der Auftraggeber trotz mindestens zweimaliger Aufforderung, die eine Fristsetzung enthalten muss, die von ihm zu liefernden Materialien, Unterlagen und Informationen nicht beibringt oder erforderliche Rechte nicht beschafft oder wenn der Auftraggeber mit Zahlungen in Verzug gerät.

11. Schlussbestimmungen

Sollte eine der Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.

Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Registergericht: Amtsgericht Wittlich, sofern der Kunde Kaufmann oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist.

Letzte Änderung September 2023

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ENGLISH

GENERAL TERMS AND CONDITIONS

1 Preface

Docs4D GmbH (hereinafter referred to as „Docs4D“) provides services for its contractual partners (hereinafter referred to as „Clients“) at the cost indicated in the corresponding proposal.

The following terms and conditions shall apply to all agreements with Docs4D concerning the work on projects, in particular on multimedia productions, the creation of computer animations or post-production work, and shall be valid until the contractual relationship with the Client has been completed in full. No verbal ancillary agreements have been made. Any contrary terms and conditions by the Client shall be inapplicable, even if Docs4D has not explicitly objected to their validity. Other agreements, in particular assurances, changes and ancillary agreements, must be in writing.

The contractual relationship shall begin upon acceptance, either in writing or verbally, of a written proposal from Docs4D by the Client. In the event of a verbal conclusion of a contract, the contract shall become effective upon written confirmation or the execution of the contract by Docs4D.

The general terms and conditions shall also apply for any future agreements between Docs4D and the Client.

2 Range of services

Any services to be rendered by Docs4D shall be based exclusively on proposals provided by Docs4D. Should Docs4D commit to providing a description of services, such description of services shall be prepared based on the information and documents provided by the Client. The Client shall review such description of services with regard to accuracy and completeness and add a written approval note. Should a description of services be already contained within the offer or if, according to the offer, the Client is obliged to provide a description of services, only that description of services shall be binding with regard to the content of services.

In the event that the services are to be rendered based directly on information or documents furnished by the Client (synopses, screenplays, treatments, etc.), the Client is obliged to provide such information immediately following completion of the contract, provided that no other date has been set for this purpose. Delays shall void the effectiveness of any scheduled dates related to the completion.

Requests for modification, in particular changes to the description of services or the modification of documents, which have been provided by the Client, must always be expressly agreed, separately and in writing, and shall result in separate agreements regarding deadlines and costs. Docs4D will undertake no modifications unless a written agreement regulating the extent of the changes, additional costs and, if applicable, a new delivery date, has been provided.

Should the Client approach Docs4D with requests for modification, Docs4D will first review the feasibility of such requests and then make a proposal for their implementation. If an implementation is impossible, Docs4D will explain the reasons. Before beginning the review process, Docs4D shall inform the Client of the possibility that a review of the requests for modification might cause a change in the date of completion. The Client may set a time limit within which Docs4D must complete the review process and either provide a proposal or reject the modifications.

As a matter of principle, Docs4D reserves the right to replace agreed-upon services with such services which conform to the advancing technological development, so long as the service meets or exceeds that of the object of agreement with regard to technology or content.

Docs4D shall furnish the service on the agreed-upon data medium and in the agreed-upon format.

3 Delivery date

Docs4D shall deliver the agreed services no later than the dates listed in the proposal. However, these dates are only binding insofar as the Client, on his/her part, provides all required documents and information in due time and honours his/her obligation to cooperate to the extent necessary.

Docs4D is not responsible for delivery delays due to force majeure (such as strike, lock out, official orders, telecommunication disruptions, etc.) and is entitled to a deadline shift by the duration of the disruption.

Likewise, Docs4D is not responsible for delivery delays caused by errors, omissions or retroactive changes in the information or documents provided by the Client, or which are the result of lacking or faulty cooperation on the part of the Client. Such delays shall not constitute a defaulted contract. The Client shall be responsible for any additional work and expenses resulting from such delays.

Should Docs4D review the implementation of requests for modification by the Client, pursuant to Sec. 2 Para. 4, but reject such modifications, the completion date shall be postponed by the duration of the review process. If modifications are agreed, the original completion date shall become invalid. Both parties must, in writing, agree on a new date.

4 Usage rights

DOCS4D grants the Client the non-exclusive right to use the overall service rendered in accordance with the contract, without geographic restrictions and unlimited in time. Overall service shall mean the final product, such as the film sequence to be completed.

DOCS4D retains all rights to the 3D models and the individual 3D scenes created by DOCS4D, as well as to all construction data compiled or provided by DOCS4D during the implementation of the project. The Client shall be granted a simple right of use of the 3D models, insofar as this is required for the contractually agreed use of the overall service.

DOCS4D agrees to refrain from otherwise using or divulging the services rendered, excluding 3D data, until the Client has made such services available to the public or expressly waived his/her right to further use. Notwithstanding, DOCS4D reserves the right to present the service to potential clients as an example of the work done by DOCS4D.

The Client guarantees that he/she has the proper authorisation for placing orders and owns all required usage rights. With regard to the materials provided by him/her in the course of the execution of the contract, he/she shall ensure that DOCS4D is granted all rights required for the use of such materials. The Client indemnifies DOCS4D from all possible claims by third parties to or resulting from such rights.

Until payment has been received in full, DOCS4D reserves the right to revoke any usage rights for the duration of the default.

In the event of infringement on the property rights of third parties, DOCS4D has the right, after consulting with the Client but at its sole discretion, to make appropriate changes such that a violation of property rights no longer exists. The interests of the Client must be safeguarded in this case. In any case, DOCS4D has the right, at its sole discretion and after notifying the Client, to submit itself to a third party.

5 Warranty

The Client is obliged immediately to examine the service rendered for possible defects and to notify DOCS4D of any such found.

DOCS4D has the right to remedy any defects at its own expense.

Features which are subject to subjective assessment (e.g. colouring, dramaturgy) shall not constitute a defect.

6 Liability

DOCS4D shall be liable in the event of premeditation and gross negligence. In the event of slight negligence, DOCS4D shall only be liable if an essential contractual obligation has been violated, as well as in the case of death, injury or impairment of health.

Liability on the part of DOCS4D, pursuant to paragraph 1, shall be limited to the amount corresponding to the contractually agreed compensation, except in the event of gross negligence or premeditation.

DOCS4D shall not be liable for disruptions and service deficiencies due to force majeure or other circumstances beyond the control of DOCS4D, such as disruptions in telecommunications or Internet wires.

7 Client’s obligation to cooperate

The Client shall assist DOCS4D in performing its contractual obligations. This includes providing information and data, as well as hardware and software, in a timely manner.

Insofar as the Client has agreed to procure materials (e.g. graphics, audio, text or similar materials) for DOCS4D during the course of the execution of the contract, he/she must provide such materials in a format that is commonly used and can be used immediately. DOCS4D shall notify the Client of format requirements in due time. Should conversion to a different format be required for the proper execution of the contract, the related costs shall be borne by the Client.

Should the Client not fulfil the obligations according to nos. 2 or 3, in whole or in part, DOCS4D has the right to withdraw from the contract.

8 Terms of payment

The Client is obliged to pay the contractually agreed compensation, even if the Client forgoes the further implementation of the project or parts of the project.

The contractually agreed compensation shall be made in euros, plus any applicable VAT, unless otherwise agreed.

DOCS4D has the right to request partial payments. Unless otherwise agreed, the first of such partial payments, in the amount of 30% of the total compensation, shall be invoiced after the contract has been awarded. Another partial payment, in the amount of another 30%, shall be invoiced after the preview has been submitted. The remainder shall be due with the delivery of the master.

9 Prohibition against enticement and confidentiality agreement

The Client agrees not to entice employees away from DOCS4D or assign projects within the area of operations of DOCS4D to employees without the consent of DOCS4D for the duration of the respective contract as well as for one year following conclusion of the contract. The Client agrees to pay a contractual penalty for each case of culpable infringement. Such penalty is to be determined by DOCS4D and, if necessary, shall be reviewed for its appropriateness by the responsible court.

Both parties to the contract agree not to make any documents, information or experiences provided accessible to third parties but rather use them for purposes of the contract only. Third parties here shall not mean auxiliary persons who have been called upon for the execution of the contract, such as freelance workers.

The obligation to maintain confidentiality shall exist beyond the conclusion of the contractual relationship.

10 Right of withdrawal

The Client may withdraw from the contract with the written approval of DOCS4D. In the event of approval, 30% of the contract value yet to be realised shall be assessed in addition to any services already rendered.

DOCS4D has the right to terminate the contract if the Client does not furnish the materials, documents and information to be provided by him/her or does not procure necessary rights, in spite of at least two requests, which must include a deadline, or if the Client defaults on payments.

11 Final provisions

Should any of the provisions of these general terms and conditions be or become invalid, the validity of the remaining provisions shall not be affected.

Applicable law shall be exclusively the law of the Federal Republic of Germany. The place of jurisdiction is Wittlich, as long as the Client is a commercial businessman/businesswoman or legal entity under public law.